Objetivo:
El presente protocolo de funcionamiento de las salas de reuniones tiene como objetivo implementar una metodología organizada para la asignación y ejecución de reuniones en las salas disponibles para tal fin.
Salas de reuniones
En la sede de Telemedellín se tienen instaladas 5 salas de reuniones. Cada una de ellas tendrá una persona encargada a la que los empleados podrán solicitar su respectiva reserva para realizar reuniones.
| Salas de reuniones | |||
| Sala | Ubicación | Encargado | Correo |
| Sala de reuniones B101 | 1º Piso, Bloque B | Nelly Vallejo | nelly.vallejo@telemedellin.tv |
| Sala de reuniones B201 | 2º Piso, Bloque B | Marcela Restrepo | marcela.restrepo@telemedellin.tv |
| Sala de reuniones B202 | 2º Piso, Bloque B | Marcela Restrepo | marcela.restrepo@telemedellin.tv |
| Sala de reuniones B301 | 3º Piso, Bloque B | Viviana López | viviana.lopez@telemedellin.tv |
| Sala de reuniones 3A | 3º Piso, Bloque A | Melina Garzón | melina.garzon@telemedellin.tv |
Las salas B201 y B202 tienen la posibilidad de unirse y separarse, una vez sea reservada, el empleado que la necesite deberá indicar cómo necesitará la sala y el encargado de esta sala es el único que podrá realizar la unión o separación de la sala.
Reservación
- Cualquier empleado podrá utilizar las salas de reuniones con previa reservación con los respectivos encargados. Esta reservación se podrá hacer personalmente o a través de correo electrónico.
- En caso de que algún empleado necesite realizar una reunión imprevista, sin la posibilidad de haber reservado la sala de reuniones, se podrá solicitar el uso de estas al encargado quien verificará la disponibilidad, si no se encuentra reservada se asignará la sala de reuniones para su uso inmediato al empleado que la solicita.
- Las salas de reuniones no tienen restricción de horarios.
- En caso que no se vaya a celebrar una reunión con previa reservación es importante que el empleado que haya reservado cancele dicha reservación con el encargado para habilitar la sala para posibles reuniones.
- La sala de reuniones 3 A es la única sala que se facilita a entidades externas a Telemedellín, para esta sala la entidad interesada debe:
- Reservar con tiempo dicha sala, realizando previa visita para verificar las instalaciones.
- Enviar previamente el listado de los asistentes con número de cédula.
- Ser conscientes que Telemedellín facilita el espacio y el Video Beam, todo lo relacionado con logística, conexiones y servicios extras los debe gestionar la entidad que organiza la reunión.
- Se debe enviar un correo a melina.garzon@telemedellin.tv solicitando el espacio y explicando la razón de la reunión.
Deberes
- El empleado que haya reservado la sala de reuniones deberá gestionar la estación de café y agua a través del punto de café más cercano.
- Las reuniones celebradas en las salas de Telemedellín deben ser sólo de tipo laboral.
- En caso de necesitar conexiones para visualizar presentaciones el empleado que reserve la sala se deberá encargar de realizar las respectivas conexiones. En cada sala se asignarán cables para su uso.
- Los empleados que utilicen las salas de reuniones se deberán encargar de dejar limpio el lugar.
- Si la sala se reserva por un tiempo específico (una hora, dos horas o más) hacer lo posible para que este tiempo se cumpla, en especial cuando después hay otra reserva.